Para que la información sea
eficiente, debe tener una serie de atributos de modo tal que la utilidad que
proporcione justifique el empleo de los recursos que se apliquen para
producirla. Tales requisitos, tal como se enuncian a continuación, constituyen
criterios para guiar el diseño de sistemas de información y para evaluar el
funcionamiento de los mismos.
- RELEVANCIA O SIGNIFICATIVIDAD:
La información es relevante
cuando es importante para el usuario de la misma; es decir, es significativa
para él. Puede haber mucha información, muy valiosa, pero que no necesito en
estos momentos y, en consecuencia no es relevante para mí. Como observas, el
concepto de relevancia es subjetivo, es decir, depende de las necesidades del
usuario. Así una información puede ser relevante para una persona y no serlo
para otra.Por ejemplo, la información
relativa a las cotizaciones de las acciones en el Mercado de Valores, es
relevante para quien está por hacer una inversión en acciones, pero no lo es
para el resto de las personas. La relevancia también está relacionada con la
forma en que la información es presentada: Por ejemplo, el detalle de
las ventas por zona, por producto, por cliente y por vendedor es, seguramente,
información relevante para el jefe de ventas, pero no lo es para el jefe de
cobranzas, a quien sólo le interesa el total de las ventas por cliente para
gestionar el cobro.
- OPORTUNIDAD:
La oportunidad está
relacionada con el momento en que la información es suministrada al usuario. El
que necesita una información la necesita en un momento determinado, es decir en
una oportunidad, pasada la cual ya no le es útil. La pertinencia está
relacionada con la adecuación de La información a las necesidades del usuario. Por
ejemplo, para decidir otorgarle facilidades de pago a un cliente la información
pertinente será la relacionada con ese cliente, y no será pertinente la
información referida al total de ventas a crédito del mes. Tienes que tener en
cuenta que al requerir información es importante especificar con claridad qué
información se necesita, bajo que formato debe ser presentada y para qué
finalidad será utilizada. Todo esto ayuda al que elabora la información y
evitará errores, pérdida de tiempo y pérdida de dinero en la elaboración de un
informe no pertinente.
- CONFIABILIDAD:
El que recibe una
información debe tener la seguridad de que la información es confiable; es
decir, no debe tener dudas de que expresa correctamente los hechos y circunstancias
que debe expresar. La información será confiable, si al elaborar el informe no
se omitieron datos y si se realizó un riguroso control para evitar errores en
la misma.
- INTEGRIDAD:
La información es íntegra
cuando es completa en relación con los requerimientos del usuario. Por ejemplo,
si tienes que decidir respecto de la compra de una impresora para tu oficina,
solicitarás a los distintos comercios información íntegra sobre ella. Esto
incluirá las características técnicas, precio, condiciones de pago, garantía,
servicio pos venta, etc.
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