ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

METODOLOGÍA DE KENDALL Y KENDALL

¿QUÉ ES UN SISTEMA?

Es un objeto complejo cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o conceptual. Todos los sistemas tienen composición, estructura y entorno, pero sólo los sistemas materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen figura, es decir una forma.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Un sistema de información se puede definir como un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos entre otros.


EJEMPLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA UNA EMPRESA DE PRODUCTOS: 

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

• SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES:

Cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta.

• SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL:

Un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas. Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

• SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES:

Este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión más acertada.

• SISTEMA DE INFORMACIÓN EJECUTIVA:

Esta tecnología es utilizada por los gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su buen rendimiento.

USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

• Automatización de procesos operativos.
• Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
• Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Para que la información sea eficiente, debe tener una serie de atributos de modo tal que la utilidad que proporcione justifique el empleo de los recursos que se apliquen para producirla. Tales requisitos, tal como se enuncian a continuación, constituyen criterios para guiar el diseño de sistemas de información y para evaluar el funcionamiento de los mismos.

• RELEVANCIA O SIGNIFICATIVIDAD:

La información es relevante cuando es importante para el usuario de la misma; es decir, es significativa para él. Puede haber mucha información, muy valiosa, pero que no necesito en estos momentos y, en consecuencia no es relevante para mí. Como observas, el concepto de relevancia es subjetivo, es decir, depende de las necesidades del usuario. Así una información puede ser relevante para una persona y no serlo para otra.Por ejemplo, la información relativa a las cotizaciones de las acciones en el Mercado de Valores, es relevante para quien está por hacer una inversión en acciones, pero no lo es para el resto de las personas. La relevancia también está relacionada con la forma en que la información es presentada: Por ejemplo, el detalle de las ventas por zona, por producto, por cliente y por vendedor es, seguramente, información relevante para el jefe de ventas, pero no lo es para el jefe de cobranzas, a quien sólo le interesa el total de las ventas por cliente para gestionar el cobro.  

• OPORTUNIDAD:

La oportunidad está relacionada con el momento en que la información es suministrada al usuario. El que necesita una información la necesita en un momento determinado, es decir en una oportunidad, pasada la cual ya no le es útil. La pertinencia está relacionada con la adecuación de La información a las necesidades del usuario. Por ejemplo, para decidir otorgarle facilidades de pago a un cliente la información pertinente será la relacionada con ese cliente, y no será pertinente la información referida al total de ventas a crédito del mes. Tienes que tener en cuenta que al requerir información es importante especificar con claridad qué información se necesita, bajo que formato debe ser presentada y para qué finalidad será utilizada. Todo esto ayuda al que elabora la información y evitará errores, pérdida de tiempo y pérdida de dinero en la elaboración de un informe no pertinente.

• CONFIABILIDAD:

El que recibe una información debe tener la seguridad de que la información es confiable; es decir, no debe tener dudas de que expresa correctamente los hechos y circunstancias que debe expresar. La información será confiable, si al elaborar el informe no se omitieron datos y si se realizó un riguroso control para evitar errores en la misma.

• INTEGRIDAD:

La información es íntegra cuando es completa en relación con los requerimientos del usuario. Por ejemplo, si tienes que decidir respecto de la compra de una impresora para tu oficina, solicitarás a los distintos comercios información íntegra sobre ella. Esto incluirá las características técnicas, precio, condiciones de pago, garantía, servicio pos venta, etc.

ETAPAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

• RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS:

El objetivo de esta fase es el estudio de las necesidades de información que debe satisfacer el sistema a desarrollar, elaborando una serie de especificaciones formales que describan la funcionalidad del mismo y que permitan abordar con garantías las siguientes fases.

• SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS:

Se trata de establecer el alcance, los objetivos y requisitos del sistema, examinando las posibles alternativas que podrían solucionar las necesidades del usuario y recomendar una de ellas.

• DISEÑO DEL SISTEMA:

El objetivo de esta fase es obtener un conjunto de especificaciones que contemplarán los aspectos físicos del sistema, considerando las características tecnológicas del entorno específico en el que se implantará, que constituirá el punto de partida para la construcción del sistema.

• IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA:

El objetivo de esta fase es la puesta en servicio del sistema construido y conseguir su adaptación final por parte de los usuarios del mismo, para lo cual tratará de hacerse ver a estos, mediante demostraciones formales (pruebas de aceptación) que el sistema cumple todos los objetivos y requisitos para los que fue desarrollado. En esta fase se incluye la ejecución y el mantenimiento del sistema, con lo que su duración se prolongará hasta que el sistema deje de utilizarse o sea sustituido por otro.